HRIS یا سیستم اطلاعات منابع انسانی، نرم افزاری است که برای کمک به کسب و کارها در برآوردن نیازهای اصلی منابع انسانی و بهبود بهره وری مدیران و کارکنان طراحی شده‌است. این امر تا حد زیادی به‌دلیل اتوماسیون و داده‌های همگام امکان‌پذیر است، که ممکن است به‌ترتیب باعث کاهش هزینه‌های اضافی و ارائه یک منبع قابل‌اعتماد برای تصمیم گیری شود.
HRIS مخفف چیست؟
HRISمخفف سیستم اطلاعات منابع انسانی است. این به سیستم مدیریت منابع انسانی (HRMS) و مدیریت سرمایه انسانی (HCM) مربوط می‌شود، اما تفاوت‌های ظریفی بین این سه وجود دارد.
HRIS در مقابل HRMS در مقابل HCM
هر دو HRIS و HRMS می‌توانند به کارفرمایان در مدیریت جنبه‌های مختلف منابع انسانی مانند حقوق و دستمزد، مدیریت مزایا و رعایت حقوق کمک کنند. جایی که آنها ممکن است متفاوت باشند مدیریت استعداد و عملکرد است که گاهی اوقات منحصر به HRMS است. در همین حال، HCM به مجموعه گسترده‌ای از شیوه‌های مدیریت افراد اشاره دارد که می‌توان با HRIS و HRMS انجام داد.
HRIS چه می‌کند؟
HRIS به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا از فناوری برای بهبود فرآیندهای کارکنان خود استفاده‌کنند و هم منابع انسانی و هم سازمان خود را در کل کارآمدتر کنند. در نتیجه، آنها ممکن است بهتر بتوانند با روندهای در حال تغییر محل کار همگام شوند.
مزایای HRIS چیست؟
علاوه بر بهبود بهره وری نیروی کار، کارفرمایان ممکن است متوجه شوند که HRIS به آنها کمک می‌کند:
- تصمیمات مبتنی بر داده بگیرید.
برخی از سیستم‌ها دارای تجزیه و تحلیل پیش‌بینی‌کننده هستند، از جمله پیش‌بینی و مدل‌سازی، که می‌تواند به متخصصان منابع انسانی در تصمیم‌گیری آگاهانه‌تر کمک کند.
- بهبود تجربیات کاربر
HRIS با رابط‌های کاربر پسند و برنامه‌های تلفن همراه ممکن است تکمیل برنامه‌های شغلی، ثبت نام در مزایا و انجام سایر وظایف HR را آسان‌تر کند.
- کار فشرده زمان را کاهش دهید.
ویژگی‌های رایج HRIS مانند اتوماسیون، تجزیه و تحلیل و هوش‌مصنوعی – ممکن است به کاهش هزینه‌های نیروی کار مرتبط با حقوق و دستمزد، زمان و حضور و غیاب و سایر کارهای اداری دستی کمک کند.
- رشد کسب و کار را در نظر بگیرید.
فناوری مبتنی بر ابر اغلب قادر به مدیریت تعداد روزافزون کارمندان، تراکنش‌ها و حجم داده‌ها و همچنین گسترش به مکان‌های جدید است.
- انطباق را حفظ کنید.
برخی از ارائه‌دهندگان HRIS دارای قابلیت‌های نظارتی هستند تا با تغییر مقررات و اقدامات امنیتی داده‌ها برای کمک به جلوگیری از حوادث به‌روز به‌مانند.
نرم‌افزار HRIS چه ویژگی‌هایی دارد؟
نرم‌افزار HRISابزارهای HR شخصی و راه حل‌های مقیاس‌پذیر را ارائه می‌دهد که می‌تواند به کسب و کارها در مقابله با چالش‌ها در حین رشد کمک کند. برخی از ویژگی‌های رایج HRIS عبارتند از:
- استخدام و جذب نیرو
HRIS به استخدام‌کنندگان کمک می‌کند تا رزومه‌ها را اسکن کنند، غربالگری‌های اولیه نامزدها را انجام دهند و بررسی‌های پس‌زمینه را انجام دهند.
- حقوق و دستمزد
در بسیاری از موارد، HRIS به‌طور خودکار مالیات‌ها و مزایا را از دستمزد کارکنان کسر می‌کند، که باعث صرفه‌جویی در زمان و کاهش خطر خطا می‌شود. برخی از سیستم‌ها گزینه‌های پرداخت انعطاف پذیری را نیز ارائه می‌دهند.
- زمان، حضور و برنامه‌ریزی
ردیابی زمان در HRIS اغلب از انواع بسیاری از کارگران پشتیبانی می‌کند و به‌طور مستقیم با حقوق و دستمزد ارتباط برقرار می‌کند تا به بهبود دقت کمک کند.
- مدیریت مزایا
HRIS معمولاً دارای قابلیت‌های گسترده‌ای برای مدیریت مزایای ارائه شده توسط کارفرما، مانند بیمه درمانی و طرح‌های پس‌انداز بازنشستگی، و همچنین مزایای داوطلبانه است.
- انطباق
برخی از HRISاین توانایی را دارند که در صورت وقوع تغییرات در قوانین مالیاتی و مقررات استخدامی، به‌روز به‌مانند.
- گزارش‌ها و تحلیل‌ها
گاهی اوقات یک مجموعه داده متمرکز برای همه معیارهای HR با HRIS در دسترس است. ارائه دهندگان پیشرفته‌تر، داده‌ها را بر حسب تقاضا در دسترس قرار می‌دهند و به‌طور فعال گزارش‌ها، هشدارها یا اقدامات را به ذی‌نفعان ارسال می‌کنند.
- ادغام‌ها
HRIS ممکن است حقوق و دستمزد، مزایا و ردیابی زمان را در یک سیستم یکپارچه ادغام کند. برخی نیز می‌توانند با سایر سیستم‌های سازمانی همگام شوند یا به کاربران نهایی اجازه می‌دهند ادغام‌های سفارشی ایجاد کنند.
چگونه HRIS را انتخاب کنم؟
انتخاب یک HRIS یک تصمیم مهم است که ممکن است بر دستیابی به اهداف تجاری خاص تأثیر گذارد. اگرچه فرآیند خرید کاملاً خطی نیست، مراحل کلی عبارتند از:
- مشکلات یا چالش‌های موجود در فرآیندهای منابع انسانی را شناسایی کنید.
- بررسی کنید که چگونه یک HRIS می‌تواند به غلبه بر آن موانع کمک کند.
- یک چک لیست الزامات HRIS بسازید.
- فروشندگان HRIS را بر اساس چک لیست ارزیابی کنید.
آیا باید برای کسب و کارم HRIS بگیرم؟
هر کسب‌وکاری نیازهای متفاوتی دارد، اما برخی ممکن است بخواهند در صورت تلاش برای دریافت HRIS فکر کنند:
- با جمعیت در حال تحول نیروی کار همگام باشید.
- پیمانکاران و فریلنسر های مستقل استخدام کنید.
- با تغییر مقررات در جریان باشید.
- استخدام کارگران با مهارت‌های تخصصی
- داده‌های نیروی کار را به‌طور مؤثر تجزیه و تحلیل کنید.
- از ساختارهای کاری مبتنی بر تیم نهایت استفاده را ببرید.
یک HRISچه چیزی باید داشته‌باشد؟
یک HRIS باید این توانایی را داشته‌باشد که نه‌تنها با چالش‌های امروز، بلکه با چالش‌هایی که در آینده به وجود می‌آیند، مقابله کند. از این گذشته، بیشتر کسب و کارها نمی‌خواهند هر چند سال یک‌بار یک سیستم جدید بخرند.
ارائه دهندگان HRIS که می‌توانند با مشتریان خود رشد کنند، تمایل دارند:
- برنامه‌های خدماتی داشته‌باشید که فراتر از اجرا هستند.
- روی نوآوری سرمایه‌گذاری کنید و به‌طور منظم محصولات خود را ارتقا دهید.
- از معیارهای داخلی و خارجی برای اندازه گیری عملکرد استفاده‌کنید.
- ارائه خدمات مشاوره‌ای و تعریف بهترین شیوه‌ها
چه طور باید شروع کرد؟
سازمان‌هایی که به‌دنبال خرید HRIS هستند معمولاً با متقاعد کردن ذی‌نفعان شروع می‌کنند که رویکرد جدیدی برای منابع انسانی مورد نیاز است. پیشنهادهای موردی تجاری ممکن است توضیح دهند که چگونه فرآیندهای موجود سازمان را عقب نگه‌می‌دارند و الزامات عملکردی لازم برای حرکت رو به جلو را مشخص می‌کنند. در طول این ارائه، رهبران پروژه باید آماده پاسخ‌گویی به سؤالات و جمع آوری بازخورد باشند. کسب‌وکارهایی که از ابتدا به نیازهای ذی‌نفعان رسیدگی می‌کنند، به‌احتمال‌زیاد فروشنده مناسب HRIS را پیدا می‌کنند و از انتقال آرام اطمینان می‌دهند.
سؤالات متداول HRIS
کارفرمایان در مورد HRIS چه می‌پرسند:
سیستم‌های HRIS چگونه کار می‌کنند؟
سیستم‌های HRIS با ادغام عملکردهای مختلف منابع انسانی در یک سیستم یکپارچه کار می‌کنند که داده‌ها و خروجی‌ها را در کل پلتفرم به اشتراک می‌گذارد. در یک مثال معمولی، اطلاعات مربوط به یک کارمند در حین ورود به هواپیما وارد می‌شود و سپس به لیست حقوق و دستمزد، مزایا و زمان و حضور و غیاب منتشر می‌شود. بعداً، آن داده‌ها ممکن است دوباره به‌روزرسانی و به اشتراک گذاشته شوند، همان طور که اغلب زمانی که کارمندان افزایش یا پاداش مبتنی بر عملکرد دریافت می‌کنند، اتفاق می‌افتد.
چرا HRIS مهم است؟
HRIS به این دلیل مهم است که افراد و جریان‌های کاری را به‌روش‌هایی مرتبط می‌کند که ممکن است از عملیات روزانه پشتیبانی کند و بهره وری را بهبود بخشد. همچنین به جمع آوری و مدیریت داده‌های لازم برای انطباق با مقررات کمک می‌کند.
چگونه HRIS می‌تواند به یک شرکت کمک کند؟
HRIS به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا استراتژی‌های نیروی کار خلاقانه ایجاد کرده و آنها را به‌طور مؤثر به کار بگیرند. این ممکن است برای سازمان‌هایی که علاقه‌مند به سازگاری با نسل‌های جدید کارکنان با انتظارات مختلف در محل کار هستند، مفید باشد.
چگونه HRIS به استخدام کمک می‌کند؟
استخدام‌کنندگان می‌توانند از HRIS برای ایجاد پست‌های شغلی، ردیابی منابع نامزد، انجام بررسی‌های پس‌زمینه و موارد دیگر استفاده‌کنند. برخی از سیستم‌ها همچنین معیار بسته‌های جبرانی را ارائه می‌کنند که می‌تواند به کسب‌وکارها در رقابت برای استعدادیابی کمک کند.
آیا HRIS شامل حقوق و دستمزد می‌شود؟
از آنجا که آنها برای کاهش بارهای اداری طراحی‌شده‌اند، HRIS معمولاً شامل حقوق و دستمزد خودکار است که می‌تواند به صرفه جویی در زمان و به حداقل رساندن اشتباهات کمک کند.
چه کسی از HRIS استفاده می‌کند؟
مشاغلی که برای مدیریت پیچیدگی نیروی کار در حال تحول به‌کمک نیاز دارند، تمایل دارند از HRIS استفاده‌کنند. این امر به‌ویژه در مورد شرکت‌هایی صادق است که به‌دنبال رشد، گسترش جغرافیایی یا دنبال ادغام و تملک هستند.
آیا HRBOX یک HRIS است؟
HRBOX اولین ارائه دهنده ایرانی راه حل‌های HRIS و HCM مبتنی بر ابر و لوکال است که حقوق و دستمزد، حضور و غیاب، خدمات منابع انسانی، مدیریت استعداد، مدیریت مالیات و مزایا و پیام‌رسان سازمانی را تجمیع کرده است. فناوری پیشرفته ما به کسب و کارها کمک می‌کند منابع انسانی را از یک عملکرد اداری به یک مزیت تجاری استراتژیک تبدیل کنند.
مزایا و معایب HRIS چیست؟
مزایای HRIS شامل گردش کار خودکار، ادغام بین حقوق و دستمزد و خدمات اصلی منابع انسانی، و مجموعه داده‌های متمرکز است. با این حال، بدون اقدامات ایمنی مناسب، این ویژگی‌ها می‌توانند خطر امنیتی ایجاد کنند. یکی دیگر از اشکالات احتمالی HRIS هزینه آن است، اگرچه، یک راه حل به‌طور مؤثر پیاده سازی و مستقر شده باید منجر به بازگشت سرمایه مثبت (ROI) برای یک سازمان شود.
ارسال نظر
مشاهده نظرات