بله: نظارت می‌تواند برای حفظ یک محل کار ایمن و سازنده ضروری باشد.
ارتباطات دیجیتال کار را متحول کرده است. ایمیل، پیام‌رسانی فوری و پلتفرم‌های رسانه‌های اجتماعی به ابزاری جدایی‌ناپذیر برای همکاری و ارتباط در محل کار تبدیل‌شده‌اند. با این حال، این ارتباط متقابل نگرانی‌هایی را در مورد پتانسیل نظارت بر پیام‌ها و حریم خصوصی کارکنان نیز ایجاد می‌کند. برای کارفرمایان، این نیاز به یک اقدام متعادل کننده دارد.
نظارت می‌تواند برای حفظ یک محیط کاری قوی، حفاظت از اطلاعات حساس و اطمینان از رعایت الزامات قانونی ضروری باشد. این عمل می‌تواند به کارفرمایان کمک کند تا با شناسایی و رسیدگی به مسائلی مانند آزار، تبعیض یا سایر رفتارهای نامناسب و محافظت از کارکنان در برابر آسیب، یک محیط کاری مولد و ایمن را حفظ کنند.
نظارت همچنین می‌تواند برای محافظت از اطلاعات حساس و محرمانه از جمله سوابق کارمندان، داده‌های مشتری، اطلاعات مالی و اسرار تجاری مفید باشد. نظارت بر ارتباطات کارکنان می‌تواند به جلوگیری از نقض داده‌ها، نشت اطلاعات اختصاصی یا به اشتراک‌گذاری ناخواسته داده‌های حساس کمک کند.
در برخی صنایع، تعهدات قانونی و مقرراتی وجود دارد که سازمان‌ها را ملزم به نظارت و حفظ برخی ارتباطات می‌کند. به‌عنوان مثال، شرکت‌های خدمات مالی مشمول مقررات سخت‌گیرانه کمیسیون بورس و اوراق‌بهادار ایالات متحده و وزارت دادگستری ایالات متحده در مورد حفظ ارتباطات الکترونیکی هستند. نظارت می‌تواند به شرکت‌ها کمک کند تا از این الزامات پیروی کنند.
نظارت همچنین می‌تواند به جلوگیری از سوء استفاده از منابع شرکت کمک کند. کارمندان گاهی اوقات از سیستم‌های پیام رسانی برای اهداف شخصی مانند چت با دوستان یا خانواده، خرید آنلاین یا مرور رسانه‌های اجتماعی استفاده می‌کنند. استفاده شخصی بیش از حد از منابع شرکت می‌تواند بهره وری را کاهش دهد و حتی یک خطر امنیتی باشد. نظارت می‌تواند کارمندان را از سوء استفاده از منابع شرکت باز دارد و به شناسایی و رفع مشکلات احتمالی کمک می‌کند.
نظارت بر سیستم‌های پیام‌رسانی کارمندان به‌گونه‌ای که به حقوق حریم خصوصی کارکنان احترام می‌گذارد بسیار مهم است. کارفرمایان باید خط‌مشی‌های شفافی را در زمینه نظارت وضع کنند و به‌طور موثربه کارکنان ابلاغ کنند. کتابچه‌های راهنمای کارمندان ابزاری ایده آل برای کمک به اطمینان از آگاهی کارکنان از موضع شرکت در مورد نظارت و انتظارات است.
کارفرمایان همچنین باید از حمایت‌های قانون مشترک در برابر تجاوز به حریم خصوصی و قانون فدرال حریم خصوصی ارتباطات الکترونیکی پیروی کنند، که تنها قانون فدرال است که مستقیماً نظارت بر ارتباطات الکترونیکی در محل کار را کنترل می‌کند.
همچنین برای شرکت‌ها ضروری است که در مورد اقدامات نظارتی خود – اهداف پشت آنها – و اقدامات انجام شده برای محافظت از حریم خصوصی کارکنان هنگام نظارت، شفاف باشند. این شفافیت می‌تواند به ایجاد اعتماد در سازمان کمک کند و نشان دهد که نظارت برای تجاوز به حریم خصوصی نیست بلکه برای محافظت از کسب و کار و کارکنان آن است.
در نهایت، تصمیم گیری در مورد نظارت بر سیستم‌های پیام رسانی کارکنان پیچیده است و باید به‌صورت موردی اتخاذ شود. زمانی که نظارت مسئولانه و با نیت درست انجام شود، می‌تواند ابزار ارزشمندی برای کسب و کارها باشد. با این حال، مهم است که بین منافع شرکت و حریم خصوصی کارکنان تعادل برقرار کنید.
با ایجاد خط مشی های روشن، شفاف بودن در مورد اعمال نظارت و احترام به حقوق حریم خصوصی کارکنان، شرکت‌ها می‌توانند این تعادل را برقرار کنند.
خیر: هنگامی که کارفرمایان کانال‌های ارتباطی را نظارت می‌کنند، می‌توانند جریان آزاد اطلاعات را قطع کنند.
هنگامی که منابع انسانی گام‌های مناسب را بردارد، شرکت‌ها هیچ دلیلی برای نظارت فعال بر ارتباطات کارکنان نخواهند داشت. در اتخاذ این موقعیت، من فرض می‌کنم که منابع انسانی برای کارمندان روشن کرده است (همان طور که هر متخصص منابع انسانی با تجربه این کار را انجام می‌دهد) که هیچ انتظار منطقی از حریم خصوصی در کانال‌های ارتباطی تحت مالکیت کارفرما و مدیریت شده وجود ندارد. منابع انسانی همچنین باید سیاست‌های استفاده قابل قبول سازمان را در مورد تجهیزات و پیام‌ها به وضوح بیان کند. علاوه بر این، کارکنان باید بدانند که سیاست‌های ضد آزار و اذیت و ضد تبعیض در تعاملات حضوری و ارتباطات دیجیتال اعمال می‌شود.
با وجود این دستورالعمل‌ها، کارمندان عموماً می‌دانند که بحث‌های دیجیتالی آنها باید مناسب و در راستای سیاست‌های شرکت باشد – اگر نمی‌خواهید آن را در حضور مدیر عامل شرکت بگویید، آن را در Slack پست نکنید. علاوه بر این، کارگران باید بدانند که هر نوع ارتباط دیجیتالی قابل کشف است، بنابراین بهتر است فقط در بحث‌های مناسب و حرفه‌ای از طریق ایمیل، Slack یا سایر ابزارهای ارتباط دیجیتال شرکت کنید.
کارفرمایان باید این انتظارات، رهنمودها و خط مشی ها را در حین حضور در هیئت مدیره و در کتابچه‌های راهنمای کارکنان به وضوح بیان کنند. آنها همچنین باید به‌طور مناسب و به‌گونه‌ای به تخلفات رسیدگی کنند که تغییر رفتار را تشویق کند. این اطمینان حاصل می‌کند که کارکنان احساس قدرت می‌کنند تا زبان یا رفتار نامناسب را گزارش کنند.
این ایده که کارفرمایان – و در نتیجه، منابع انسانی – نیاز به نظارت مداوم بر پیام‌های کارکنان دارند، ناشی از عدم اعتماد است. مشاهده مرتب ایمیل‌های کارکنان و پیام‌های Slack برای اطمینان از انطباق با سیاست‌های شرکت برای ایجاد اعتماد مضر است. و آیا اگر کارمندان بدانند که تحت نظر هستند، آیا منابع انسانی و مدیران واقعاً می‌توانند از طریق این کانال‌ها به بینش ارزشمندی در مورد مکالمات دست یابند؟
ایجاد اعتماد در میان نیروی کار شما برای حفظ آن نیروی کار ضروری است. کارمندان می‌خواهند بدانند کارفرمایشان به آنها اعتماد دارد. اگر احساس کنند نمی‌توانند آشکارا در کانال‌های ارتباطی کارمندان صحبت کنند، این اعتماد بلافاصله از بین می‌رود.
سناریویی را تصور کنید که در آن یک کارمند مرتکب اشتباه می‌شود و برای رفع آن به سراغ یکی از همکارانش می‌رود. اگر مدیر کارمند چت را زیر نظر داشته‌باشد و بلافاصله وارد عمل شود، ممکن است کارمند متوجه شود که شرکت به آنها برای حل مشکلات بدون کمک سرپرست اعتماد ندارد. و از آنجایی که چت آنها تحت نظارت بود و یک سرپرست مداخله کرد، آن کارمند اکنون برای همیشه مردد خواهد بود که به یکی از همکارانش کمک کند.
برند کارفرمای شما نحوه صحبت کارکنان فعلی، سابق و بالقوه شما در مورد شما است. آیا واقعاً می‌خواهید به‌عنوان بخش منابع انسانی شناخته شوید که به‌طور پنهانی تمام کانال‌های پیام رسانی شرکت را نظارت می‌کند؟ جذب استعدادهای خوب زمانی که یکی از اولین چیزهایی که یک جوینده کار در Glassdoor می‌بیند این است که کارفرما به کارمندانش اعتماد ندارد و Slack و ایمیل آنها دائماً نظارت می‌شود دشوار است.
اگر برای شرکت شما نظارت منظم بر ایمیل‌های خصوصی یا ارتباطات پیام‌رسان یک روش استاندارد است، و کارمندان آن را می‌دانند، این خطر را دارید که در این پلتفرم‌ها در مورد مسائل مربوط به کار شرکت نکنند، زیرا می‌ترسند که شخصی به‌طور بالقوه از پیام‌های آنها استفاده کند. در برابر آنها به نوبه خود، مدیران هیچ‌چیز در مورد آنچه که با نیروی کار می‌گذرد یاد نخواهند گرفت زیرا افراد آنها در به اشتراک گذاشتن اطلاعات در مورد خود یا آنچه در دفتر اتفاق می‌افتد مردد هستند.
با نظارت، کارفرمایان به‌طور بالقوه این جریان را قطع می‌کنند. نظارت بر ارتباطات کارکنان باعث بی اعتمادی می‌شود و بی اعتمادی هرگز پایه و اساس عالی برای یک فرهنگ قوی نیست.
ارسال نظر
مشاهده نظرات