هزینه‌ بالای افزایش تعداد نرم‌افزارهای منابع انسانی در سازمان!

حکمرانی ناقص و تصمیم‌های خرید مشکوک باعث ایجاد «بدهی فناوری» روبه‌رشد منابع انسانی در بسیاری از سازمان‌ها شده‌است.

از آنجایی که رهبران منابع انسانی بیشتر به فناوری‌های نوظهور به‌عنوان ابزاری برای کاهش حجم کار در حال رشد یا حمایت بهتر از استراتژی کسب‌وکار نگاه می‌کنند، بسیاری نیز قربانی یک مشکل مرتبط می‌شوند: «گسترش نرم‌افزاری» منابع انسانی؛ که باعث ضایعات می‌شود، منجر به بازده غیرممکن از سرمایه‌گذاری‌های فناوری می‌شود و تجربه کارمندان را در شرکت تضعیف می‌کند.
تصمیمات خرید ناقص و مدیریت ضعیف فناوری‌های موجود اغلب می‌تواند منجر به مشکلاتی مانند بلااستفاده شدن بیش از حد مجوزهای نرم‌افزار منابع انسانی به‌عنوان سرویس (SaaS)، افزونگی‌های پرهزینه و مسائل مربوط به امنیت داده‌ها، زمانی که پلت‌فرم‌های قدیمی به‌عنوان پلتفرم‌های جدید از کار افتاده خارج نمی‌شوند، منجر شود،و زمانی که بخش‌های منابع انسانی نمی‌توانند از ویژگی‌های نوآورانه در نسخه‌های نرم‌افزار جدید عرضه‌کنندگان فناوری بهره ببرند، فرصت‌ها را از دست می‌دهند.

مهار اشتهای فناوری

مارک استلزنر، مؤسس و مدیر عامل IA، یک شرکت مشاوره منابع انسانی در آتلانتا، می‌گوید که این مسائل با هم ترکیب می‌شوند و شکلی از «بدهی فناوری» را برای منابع انسانی ایجاد می‌کنند که تهدید می‌کند آرزوها را مختل کند و در زمانی که فناوری‌های جدید مانند یک باد مخالف عمل می‌کند. هوش‌مصنوعی مولد مزایای بهره وری و کارایی بسیار زیادی را برای تغییر بازی نوید می‌دهد.
یک مطالعه در سال 2023 از Productiv، یک پلتفرم اطلاعاتی SaaS در پالو آلتو، کالیفرنیا، نشان داد که 53 درصد از مجوزهای SaaS در سازمان‌ها بلااستفاده می‌شوند و باعث ایجاد ضایعات قابل توجه و ارزش استفاده‌نشده از خرید نرم‌افزار می‌شوند. استلزنر می‌گوید اخیراً با سازمانی کار کرده است که تاریخچه خرید نرم‌افزار آن را بررسی کرده و دریافته است که طی یک دوره هفت‌ساله، هرگز از 50 درصد مجوزهای نرم‌افزاری که از فروشندگان موجود خریداری کرده است استفاده نکرده‌است.
استلزنر می‌گوید این مجوزها به‌دلایل متعددی از بین می‌روند. یکی از آنها این است که فروشندگان فناوری به‌طور فزاینده‌ای رهبران منابع انسانی را تشویق می‌کنند تا “بسته‌های” ماژول‌ها و قابلیت‌ها را در پلتفرم‌های فناوری خریداری کنند، نه اینکه آنها را به‌صورت جداگانه و با ویژگی‌های فردی خریداری کنند.
«اغلب انگیزه مالی برای منابع انسانی برای خرید ماژول‌ها بسیار جلوتر از آمادگی برای استقرار وجود دارد. “در نتیجه، بسیاری از عملکردهای منابع انسانی در نهایت مجوزهای بیشتری نسبت به آنچه سازمان آنها می‌تواند در زمان واقعی جذب کند، دریافت می‌کند. ”
در موارد دیگر، رهبران منابع انسانی به‌سادگی شیفته «چیز جدید براق» می‌شوند، یا می‌ترسند فناوری‌های نوظهور را از دست بدهند، که به گسترش برنامه‌های کاربردی در شرکت‌ها کمک می‌کند. مطالعه Productiv نشان داد که سازمان‌های بزرگ اکنون به‌طور متوسط 371 برنامه SaaS دارند که نسبت به سال 2021, 32درصد افزایش داشته است.
«اکثر سازمان‌ها هم اکنون از 15 تا 50 فناوری منابع انسانی مختلف دارند. و چرخه‌های انتشار برای به‌روزرسانی‌های SaaS در آن پلتفرم‌های مختلف با هیچ کششی هماهنگ نیستند، بنابراین عملکردهای منابع انسانی دائماً با قابلیت‌های جدید بمباران می‌شوند. استلزنر می‌گوید بنابراین سازمان‌های کمی برای سرمایه‌گذاری بر نوآوری‌های مستمری که ارائه‌دهندگان فناوری منابع انسانی در محصولات نرم‌افزاری خود انجام می‌دهند، ساختار یافته‌اند.
همزمان با اضافه کردن پلتفرم‌ها یا برنامه‌های کاربردی جدید، بسیاری از عملکردهای منابع انسانی به کندی سیستم‌های قدیمی را که آن فناوری‌های جدید برای جایگزینی طراحی‌شده‌اند، از کار می‌اندازند. استلزنر با یک سازمان جهانی متشکل از 65000 کارمند کار کرد که دلیل منطقی آن برای سرمایه‌گذاری در پلتفرم‌های جدید فناوری HR بر اساس از کار انداختن بیش از 350 سیستم موجود و کاهش تعداد کارمندان تمام وقت پشتیبانی کننده از این سیستم‌ها تا حدود 30 نفر بود.
«چیزی که در عواقب سرمایه‌گذاری‌ها متوجه شدیم این بود که هیچ سیستمی از رده خارج نشده بود و در واقع 20 سیستم جدید خریداری شده بود. این شرکت همچنین کارکنان خود را در حمایت از سیستم‌های فناوری منابع انسانی دو برابر کرده بود.

یک مسئله حکمرانی

عامل دیگری که باعث گسترش نرم افزارهای منابع انسانی و این بدهی فزاینده فناوری می‌شود، مدیریت ناقص سیستم‌های فناوری موجود است. استاسیا گار، یکی از بنیان‌گذاران و تحلیلگر اصلی RedThread Research، یک شرکت تحقیقاتی و مشاوره منابع انسانی در وودساید، کالیفرنیا، می‌گوید که در حالی که تصمیم‌های خرید مشکوک به این مشکل کمک می‌کند، حاکمیت مسئله بزرگ‌تر است.
«برای مثال، اغلب سیستم‌های «سایه‌ای» هم درون منابع انسانی و هم در خارج از آن وجود دارند، فناوری‌هایی که بدون هماهنگی با یک بدنه مرکزی خریداری‌شده‌اند.
اما پاسخ به این مشکل همیشه نیاز به تأیید دقیق و متمرکز برای هر خرید فناوری HR نیست. او می‌گوید: «این امر آزمایش و نوآوری را خفه می‌کند. در عوض، سازمان‌ها باید یک استراتژی دو مسیری آزمایشی و آزمایشی داشته‌باشند، با برخی از فناوری‌ها در یک مسیر، که می‌تواند غیرمتمرکز باشد، و سپس سرمایه‌گذاری‌های فناوری بزرگ‌تر، مدیریت‌شده و متمرکز در جایی که موارد استفاده ثابت شده‌است.»
مشکل سیستم‌های سایه غیرقابل کنترل به‌طور فزاینده‌ای در مورد هوش‌مصنوعی اعمال می‌شود، جایی که کارمندان بیشتری از ابزارهای هوش‌مصنوعی مولد مانند ChatGPT OpenAI یا Bard Google بدون تأیید یا نظارت رسمی از سازمان‌های خود استفاده می‌کنند. یک مطالعه در سال 2023 توسط پلتفرم شبکه اجتماعی شرکتی Fishbowl نشان داد که 70 درصد از پاسخ دهندگان به رؤسای خود نگفته‌اند که از ChatGPT در محل کار خود استفاده می‌کنند.
کارشناسان می‌گویند استفاده سایه‌ای از هوش‌مصنوعی توسط کارمندان می‌تواند منجر به مشکلاتی مانند معرفی سوگیری برای استخدام، مدیریت عملکرد یا فرآیندهای مدیریت جانشینی شود، زیرا الگوریتم‌ها در این موارد بدون نظارت یا ارزیابی از یک نهاد مرکزی استفاده می‌شوند.
برخی از فروشندگان فناوری با توسعه ابزارهایی که می‌توانند استفاده از هوش‌مصنوعی را در سازمان‌ها ردیابی کنند، این مشکل را برطرف می‌کنند. به‌عنوان مثال، ActivTrak اخیراً ابزاری را معرفی کرده است که به‌طور خودکار استفاده از ابزارها و وب‌سایت‌های هوش‌مصنوعی را شناسایی و طبقه‌بندی می‌کند تا به سازمان‌ها در مدیریت بهتر استفاده از فناوری کمک کند. به گفته سخنگوی ActivTrak مستقر در آستین، تگزاس، این قابلیت دید افزایش یافته برای کشف روندها و الگوهای استفاده از هوش‌مصنوعی کارکنان طراحی شده‌است، و همچنین با شناسایی استفاده از ابزارهای غیرمجاز هوش‌مصنوعی، خطرات امنیتی را کاهش می‌دهد.

نیاز: تصمیمات بهتر برای خرید فناوری

منشأ گسترش نرم‌افزار و کاهش بازده سرمایه‌گذاری‌های فناوری را نیز می‌توان در بالادستی فرآیند خرید دنبال کرد. مطالعه اخیر گارتنر روی 500 رهبر منابع انسانی نشان داد که 83 درصد از تصمیم اخیر خرید فناوری منابع انسانی پشیمان هستند. جان کوستولاس، معاون و تحلیلگر گارتنر که در فناوری‌های منابع انسانی متخصص است، این یافته را «ذهن‌انگیز» خواند و می‌گوید که تحقیقات گارت نر شیوه‌های دیگری را در مورد استراتژی‌های خرید فناوری منابع انسانی کشف کرده است.
تحقیقات بیشتر و گسترده‌تر، یافته‌های مشابهی را به‌دست آورده‌است. بر اساس مطالعه‌ای که در سال ۲۰۲۳ توسط شرکت بررسی نرم‌افزار Capterra انجام شد، تقریباً ۶۰ درصد از کسب‌وکارهای آمریکایی از حداقل یکی از خریدهای نرم‌افزاری که در ۱۲ تا ۱۸ ماه گذشته انجام داده‌اند پشیمان هستند. و یک مطالعه مشترک اخیر از گروه مشاوره بوستون و فدراسیون جهانی انجمن‌های مدیریت افراد نشان داد که فقط 35 درصد از متخصصان منابع انسانی معتقدند که عملکرد آنها از فناوری‌های دیجیتال مرتبط استفاده می‌کند.
کوستولاس معتقد است که بسیاری از خریداران منابع انسانی باید کار بهتری را برای پیوند دادن تصمیمات خرید فناوری خود به کسب و کار با اولویت بالا و نیازهای استعداد انجام دهند.
«یکی از مشکلاتی که می‌بینیم، شکست در پیوند دادن استعدادها یا نتایج کسب‌وکار به انتخاب فناوری منابع انسانی و نقشه‌های راه فناوری است. اغلب سازمان‌هایی را می‌بینیم که می‌خواهند روی فناوری‌های منابع انسانی سرمایه‌گذاری کنند، صرفاً به این دلیل که همتایانشان در حال سرمایه‌گذاری هستند، بدون اینکه به‌دنبال حل یک مشکل تجاری خاص در شرکت‌های خود باشند. نظرسنجی‌های ما نشان‌می‌دهد که بسیاری از رهبران منابع انسانی اگر روی فناوری‌های نوظهور مانند هوش‌مصنوعی سرمایه‌گذاری نکنند، ترس از دست دادن آن‌ها را دارند.
کوستولاس می‌گوید فقدان یک رویکرد منسجم و منضبط برای خرید فناوری منجر به سرمایه‌گذاری‌های جزئی در فناوری منابع انسانی می‌شود که به گسترش SaaS، نقاط ارتباطی جدا در اکوسیستم‌های فناوری و سایر مشکلات کمک می‌کند.
«واقعیت این است که وقتی در سبد فناوری منابع انسانی خود چندپارگی بیش از حد دارید، در نهایت با راه‌حل‌های نامرتبط مواجه می‌شوید که تجربه کارمندان را تضعیف می‌کند و ارزش تجاری کمی ایجاد می‌کند.
بن یوبانکس، مدیر ارشد تحقیقات Lighthouse Research، یک شرکت مشاوره و تحقیقات منابع انسانی در هانتسویل، آلا.، می‌گوید که برخی از سازمان‌ها به‌دنبال حل مشکل تکه تکه شدن فناوری با استفاده از فروشندگانی هستند که راه‌حلی «هم‌پوشانی» در بالای سیستم‌های قدیمی منابع انسانی ارائه می‌دهند.. این فروشندگان، دو نمونه Applaud و Skuid، با ارائه یک رابط front-end جدید بدون ایجاد اختلال در سیستم کارمندان، سیستم‌هایی را که می‌توانند از هم گسسته باشند، متحد و مدرن می‌کنند.
«این ابزارها به سیستم‌های فناوری منابع انسانی موجود متصل می‌شوند و به‌عنوان پیش‌فرض عمل می‌کنند تا کارفرمایان مجبور نباشند ارائه‌دهندگانی را که در آن هستند ترک کنند».
کارشناسان می‌گویند زمانی که منابع انسانی خود را در مورد جزئیات قراردادهای فروشندگان آموزش ندیده‌اند یا در هنگام تصمیم گیری برای خرید فناوری از حلقه دور مانده‌اند، ممکن است مشکلاتی ایجاد شود.
«گاهی اوقات متوجه می‌شویم که منابع انسانی از شرایط مرتبط با مواردی مانند تمدید قرارداد SaaS آگاه نیست. «سازمان‌ها می‌توانند در موقعیت غیرقابل دفاعی قرار بگیرند، مثلاً از شرایطی که اطلاع ندارند، اگر 180 روز اخطار ندهند، قرارداد SaaS به‌سادگی تمدید خودکار خواهد شد. قبل از اینکه متوجه شوید، منابع انسانی دارای سیستم‌های تکراری است و خود را در این قراردادهای پیوسته سال به سال با فروشندگان می‌یابد.

مسائل حوزه امنیت داده‌ها

مسائلی مانند مجوزهای نرم‌افزار منابع انسانی استفاده‌نشده و فناوری‌های قدیمی که فقط در پس‌زمینه کار می‌کنند، نه‌تنها فرصت‌های هدر رفته و از دست رفته را برای بهبود بهره‌وری یا کارایی ایجاد می‌کنند، بلکه می‌توانند به مشکلات امنیتی داده‌ها نیز منجر شوند. مطالعه Productiv نشان داد که 77 درصد از متخصصان فناوری اطلاعات معتقدند که گسترش SaaS خطرات امنیتی جدیدی ایجاد می‌کند.
گار می‌گوید، احتمال چنین خطراتی زمانی افزایش می‌یابد که سیستم‌های فناوری به‌طور فعال مورد استفاده یا مدیریت قرار نگیرند.
«با این حال، مهم است که به یاد داشته‌باشید که حتی اگر مدیریت دقیق‌ترین فرآیند را برای دستیابی به فناوری و از کار انداختن آن داشته‌باشید، همچنان می‌توانید به‌دلیل اتفاقاتی که در خارج از سازمان شما رخ می‌دهد، خطرات امنیتی داشته‌باشید. “داشتن یک رویکرد امنیتی بدون اعتماد بهترین راه برای محدود کردن نگرانی‌های امنیتی است، از جمله برای محصولاتی که به‌طور فعال مدیریت نمی‌شوند. ”

شفاف سازی نقش‌ها و تضمین مسئولیت‌پذیری

رفع مشکلات مربوط به مجوزهای استفاده‌نشده، سیستم‌های اضافی و امنیت داده‌ها نیز به این دلیل است که نقش‌های حاکم بر سیستم‌های فناوری منابع انسانی روشن است و افراد برای انجام مسئولیت‌های خود پاسخ‌گو هستند.
«سازمان باید بداند چه کسی در قبال چه چیزی مسئول است و دید روشنی بر آن داشته‌باشد. چه کسی آزمایش را کنترل می‌کند، چه کسی مسئول اجرا و ادغام است، چه کسی بر مدیریت تغییر نظارت دارد، چه کسی جامعه فروشنده و عرضه محصول جدید آن را ردیابی می‌کند؟ این معمولاً ترکیبی از قابلیت و ظرفیت است که نتایج فناوری منابع انسانی را تعیین می‌کند.
در نهایت، کارشناسان می‌گویند که بسیاری از رهبران منابع انسانی باید نسبت به پیش‌بینی‌ها و قول‌هایی که در مورد چگونگی تأثیر سرمایه‌گذاری‌های فناوری منابع انسانی بر سازمان می‌دهند، پاسخ‌گو تر باشند.
اغلب اوقات یک رویکرد سیستماتیک وجود ندارد که به گذشته نگاه کنیم و بگوییم: “آیا ما واقعاً به جاه طلبی‌های خود دست یافتیم؟ ” استلزنر می‌گوید. «HR اعتبار خود را با پاسخ‌گو نبودن و مسئول دانستن آنچه که از نظر سرمایه گران‌بها از سازمان درخواست می‌کند، از دست می‌دهد.»

خارج از مطلب +!

یکی از عواملی که در گسترش نرم‌افزار منابع انسانی و تکرار هزینه‌بر سیستم‌های فناوری نقش داشته است، شکست سازمان‌ها در از کار انداختن پلتفرم‌های قدیمی در هنگام خرید پلتفرم‌های جدیدتر است.

دلایل معتبری برای کندی در پاک‌سازی فناوری‌های قدیمی منابع انسانی وجود دارد، از جمله نرم‌افزارهای قدیمی‌تر داخلی که هنوز داده‌های حیاتی منابع انسانی مورد نیاز برای آینده یا مطابقت با الزامات قانونی را در خود نگه‌می‌دارند. سیستم‌های قدیمی که هنوز به‌عنوان یک پیوند حیاتی در اتصال یک وب سفارشی‌شده از پلتفرم‌های متفاوت عمل می‌کنند. یا به‌دلایل دیگر تداوم کسب و کار.

با این حال، در بسیاری از موارد، شکست در از کار انداختن سیستم‌های قدیمی صرفاً به‌دلیل برنامه‌ریزی ضعیف، به تعویق انداختن یا بی‌توجهی است.
برخی از شرکت‌ها شروع به مقابله با این مشکل با رویکرد مستقیم تری کرده‌اند. بن یوبانکس، مدیر ارشد تحقیقات Lighthouse Research ،(یک شرکت تحقیقاتی و مشاوره منابع انسانی در هانتسویل، آلا.)، یک سازمان بزرگ را می‌شناسد که با یک سیاست جدید محکم به این موضوع پرداخته‌است.
«بخش فناوری اطلاعات، سیاستی را ایجاد کرد که در آن هر کسی که راه‌حل جدیدی ارائه می‌کرد، باید دو مورد را برای از کار انداختن همزمان فهرست می‌کرد. این واقعاً افرد را وادار کرد که تصمیم بگیرند که آیا سیستم فناوری جدید حقیقتا «خوب» است یا یک مشکل گشای واقعی است.»
جان کوستولاس، معاون و تحلیلگر گارتنر که در فناوری‌های منابع انسانی متخصص است، معتقد است که عملکردهای منابع انسانی با فشار فزاینده‌ای از سوی C-suite برای از کار انداختن یا تجمیع پلتفرم‌های فناوری مواجه هستند.
«نظرسنجی‌های ما نشان‌دهنده تمرکز بیشتر مدیران عامل، بر مدیریت هزینه است. نظرسنجی 2023 مدیر عامل ما افزایش مدیریت هزینه را به‌عنوان یک اولویت برای این مدیران تا 70 درصد مشاهده کرد.
کوستولاس می‌گوید که از کار انداختن یا یکپارچه سازی سیستم‌ها باید با فهرستی از پلتفرم‌های موجود در سطح سازمانی آغاز شود. او می‌گوید: «این ممکن است اساسی به نظر برسد، اما برای بسیاری از سازمان‌ها، ایجاد فهرستی از تمام سیستم‌هایی که در سطح جهانی و محلی کار می‌کنند، می‌تواند یک چالش باشد.» این تا حدودی به‌دلیل تعداد سیستم‌های «سایه‌ای» است که بدون مجوز از یک نهاد مرکزی در شرکت‌ها فعالیت می‌کنند.
پس از فهرست، رهبران منابع انسانی باید اهداف فعالی را برای ساده‌سازی سیستم‌ها در صورت نیاز تعیین کنند. کوستولاس می‌گوید: “من سازمان‌هایی را دیده‌ام که اهدافی مانند انتقال از 150 سیستم به 50 سیستم را در یک بازه زمانی سه ساله تعیین کرده‌اند. ” این امر مستلزم وظایفی مانند شناسایی سیستم‌هایی با قابلیت‌های هم‌پوشانی است و برای سازمان‌هایی که در سطح بین‌المللی فعالیت می‌کنند، بررسی اینکه آیا فروشندگان فناوری فعلی می‌توانند کشورهای دیگر را با محصولات خود پوشش دهند یا خیر.

اما از کار انداختن سیستم‌های قدیمی به آسانی خاموش کردن سوئیچ نیست. مواردی مانند زمان‌بندی و یافتن منابع لازم می‌تواند فرآیند را پیچیده و پرهزینه کند، مانند مسائلی مانند ادغام شرکت در آینده، فصل تعطیلات شلوغ آینده یا الزامات ویژه برای زمانی که پلتفرم‌های جدیدی مانند سیستم‌های حقوق و دستمزد باید راه‌اندازی شوند.

« مثلاً یک سازمان خرده فروشی قرارداد SaaS دارد که در پایان اکتبر یا نوامبر منقضی می‌شود. در آن نقطه، آنها ممکن است در نوعی «تجمع فناوری» قرار بگیرند، به این معنی که نمی‌توانند سیستم‌های قدیمی را از کار بیندازند یا سیستم‌های جدید را دوباره راه‌اندازی کنند، زیرا تمرکز آنها کاملاً روی مشتریانشان در دوره تعطیلات یا روی استقرار فناوری از همه کانال‌های بازاریابی است. سپس آنها باید سؤالات سختی را در مورد مذاکره تمدیدها، زمان پخش زنده و زمان از کار انداختن پلتفرم‌ها بپرسند. از منظر استراتژی و برنامه‌ریزی، اینها می‌توانند حرکات پیچیده‌ای باشند.»

منبع: https://www.shrm.org/