انواع سیستم‌های اطلاعات منابع انسانی

nv lrhfgپنج نوع اصلی سیستم‌های HRIS وجود دارد: عملیاتی، استراتژیک، تاکتیکی، جامع و با عملکرد محدود.

هر نوع سیستم HRIS برای رفع نیازهای خاص مدیریت منابع انسانی طراحی شده است و شرکت‌های مختلف از انواع مختلف نرم‌افزار HRIS بهره‌مند خواهند شد.

HRIS چیست؟

سیستم‌های اطلاعات منابع انسانی (HRIS) مخازن متمرکز برای داده‌های کارکنان هستند. آنها طراحی‌شده‌اند تا به تیم‌های منابع انسانی کمک کنند تا انواع عملکردها را از وظایف اصلی منابع انسانی مانند حقوق و دستمزد گرفته تا فرآیندهای ظریف‌تر مانند مدیریت عملکرد را ساده و خودکار کنند.

در برخی موارد، HRIS از زیر سیستم‌های متعددی تشکیل شده است که با هم کار می‌کنند تا دیدی کل‌نگر از نیروی کار سازمان ایجاد کنند. در موارد دیگر، HRIS یک ابزار تخصصی و مستقل است که یک یا دو زیر سیستم را تمرین می‌کند. در هر دو مورد، یک مشاور منابع انسانی می‌تواند به شما کمک کند تا بر اساس نیازها، اهداف و اولویت‌های منابع انسانی خود، تعیین کنید که کدام نوع HRIS برای کسب‌وکار شما بهترین است.

5 نوع HRIS و موارد استفاده از آنها

همه سیستم‌های اطلاعات منابع انسانی بر اساس عملکرد یا دامنه به پنج نوع اصلی تقسیم می‌شوند:

• عملیاتی HRIS
• استراتژیک HRIS
• تاکتیکی HRIS
• جامع HRIS
• با عملکرد محدود / تخصصی HRIS

هر دو با عملکرد محدود و جامع راه حل‌های HRIS ممکن است مقادیر متفاوتی را در خود جای دهند. انواع داده‌هایی که در سه نوع عملکردی مختلف سیستم‌های اطلاعاتی قرار می‌گیرند.

1. عملیاتی HRIS

دسته عملیاتی HRIS شامل ابزارهایی است که به کارکنان منابع انسانی و مدیران افراد در استخدام، ترفیع، انتقال و سایر نیازهای مدیریت استعداد کمک می‌کند. راه‌حل‌های عملیاتی HRIS بر بهبود سیستم‌های موجود از طریق کارآمدتر کردن و تأثیرگذاری آن‌ها تمرکز دارند.

سیستم ردیابی متقاضی (ATS)

یک سیستم ردیابی متقاضی (ATS) تمام موقعیت‌های باز در یک سازمان را ثبت می‌کند و گردش کار را برای پر کردن آنها در سریع‌ترین زمان ممکن بهینه می‌کند. عملکردهای ATS شامل ارسال آگهی‌های شغلی به هیئت‌های شغلی متعدد، غربالگری برنامه‌ها برای شناسایی نامزدهای واجد شرایط، و شناسایی تنگناها در فرآیند استخدام است.

سیستم مدیریت عملکرد

یک سیستم مدیریت عملکرد اطلاعات کارکنان را در مورد ارزیابی عملکرد ذخیره می‌کند. از حفظ کارکنان، ارتقا، انتقال، چرخش شغلی، نیازهای فسخ قرارداد و سایر نگرانی‌های مدیریت استعداد پشتیبانی می‌کند. یک سیستم مدیریت عملکرد به مدیران کمک می‌کند تا در صورت عدم استفاده از کارمند یا نیاز به حمایت اضافی، اقدام کنند.

2. ماژول‌ها و عملکردهای استراتژیک HRIS

در سیستم‌های استراتژیک HRIS به تجزیه و تحلیل، تصمیم گیری و تعیین هدف در رابطه با مدیریت سرمایه انسانی کمک می‌کند. راه‌حل‌های استراتژیک HRIS اغلب به شرکت‌هایی که نیازهای استخدامی تخصصی دارند کمک می‌کنند تا استعدادهای مناسب را پیدا کنند – و حفظ کنند.

برنامه ریزی نیروی کار

ابزارهای برنامه ریزی نیروی کار به تیم‌های منابع انسانی کمک می‌کند تا پیشینه و مهارت‌ها، مسئولیت‌ها، ساختار گزارش دهی و حقوق و دستمزد لازم را برای هر نقش مشخص شناسایی کنند. این عملکرد به توسعه استراتژی‌هایی برای پر کردن مهارت‌ها و شکاف‌های نقش در نیروی کار فعلی کمک می‌کند، که پیامدهای پایین دستی برای استراتژی‌های استخدام و همچنین برنامه‌های یادگیری و توسعه دارد.

سیستم مدیریت یادگیری

یک سیستم مدیریت یادگیری (LMS) از برنامه ریزی جانشین پروری پشتیبانی می‌کند زیرا تصمیمات عملیاتی در مورد چرخش شغلی یا ترفیع گرفته‌می‌شود. مجموعه مهارت‌های کارمندان در سراسر شرکت را ردیابی می‌کند و کارمندانی را شناسایی می‌کند که بر اساس تغییرات اخیر در نقش‌ها یا مسئولیت‌های خود، آماده پیگیری آموزش‌ها یا گواهی‌های اضافی هستند.

3. تاکتیکی HRIS

مقوله HRIS تاکتیکی کارایی و انطباق برای مدیریت داخلی نیروی کار را هدف قرار می‌دهد. ابزارها و کارکردهایی که در این دسته قرار می‌گیرند به رهبران منابع انسانی کمک می‌کنند تا در مورد نحوه بهترین استفاده از منابع موجود برای کارکردهایی مانند پاداش، استخدام، آموزش و مزایا تصمیم بگیرند.

تجمیع داده‌های خارجی

ماژول‌های منابع انسانی تاکتیکی داده‌های خارجی مربوط به رقبا، صنعت و الزامات انطباق یک کسب‌وکار را جمع‌آوری می‌کنند. به‌عنوان‌مثال،Deel داده‌های جبران خسارت را در بازارهای بین‌المللی دنبال می‌کند تا به تعیین اینکه آیا نرخ پرداخت پیشنهادی بالاتر، پایین‌تر یا هم‌تراز با نقش‌های مشابه در یک منطقه جغرافیایی خاص است یا خیر.

سیستم مدیریت مزایا

مدیریت حقوق و مزایا بر تجربه کارمندان تأثیر می‌گذارد و دو تا از بزرگ‌ترین هزینه‌های تجاری هستند؛ بنابراین، رهبران شرکت علاقه خاصی به بررسی منظم بسته مزایای سازمان به‌عنوان بخشی از کل غرامت کارکنان دارند. اگر HRIS نشان می‌دهد که از یک مزیت خاص در بین کارکنان استفاده ناکافی می‌شود، رهبران منابع انسانی ممکن است نیاز داشته باشند که مزایا را به کارکنان یادآوری کنند یا در عوض تصمیم بگیرند که در مزیت دیگری سرمایه‌گذاری کنند.

4. جامع HRIS

همان‌طور که از نام آن پیداست، یک سیستم اطلاعات منابع انسانی جامع به‌عنوان یک فروشگاه یک‌مرحله‌ای برای ذخیره اطلاعات موردنیاز برای انجام تقریباً تمام عملکردهای مدیریت منابع انسانی عمل می‌کند. این به‌عنوان یک مخزن مرکزی برای طیف گسترده‌تری از داده‌ها عمل می‌کند که عملکردهای عملیاتی، استراتژیک و تاکتیکی منابع انسانی را به‌صورت ترکیبی پشتیبانی می‌کند.

این سه عملکرد در خلأ کار نمی‌کنند. بلکه به طرق مختلف بر یکدیگر تأثیر می‌گذارند. به‌عنوان‌مثال، اطلاعات مربوط به جایی که یک نقش در ساختار گزارش‌دهی قرار می‌گیرد و اینکه چگونه به اهداف شرکت کمک می‌کند، هم در زوایای عملیاتی و هم استراتژیک تجزیه‌وتحلیل و طراحی شغل است.

برای کسب‌وکارهای بزرگ‌تر منطقی است که از یک HRIS جامع استفاده کنند؛ زیرا داده‌ها را در هر سه نوع سیستم عملکردی یکپارچه می‌کند. این اطلاعات بینش ارزشمندی را ارائه می‌دهد تا مدیران منابع انسانی و کسب‌وکار بتوانند به‌سرعت تصمیمات آگاهانه بگیرند. برعکس، اگر کسب‌وکار نیازهای تاکتیکی خاصی داشته باشد که با هیچ راه‌حل یکپارچه‌ای قابل‌رفع نیست، یک سیستم اطلاعاتی با دامنه محدود -چه با خرید په با استفاده محدود- ممکن است سرمایه‌گذاری ارزشمندی باشد.

از سوی دیگر، مشاغل کوچک‌تر ممکن است خواهان یک پلتفرم ساده HRIS باشند که تنها نیازهای اصلی مدیریت منابع انسانی مانند حقوق و دستمزد را برآورده کند. در این مورد، اجرای و نگهداری یک HRIS جامع ممکن است طاقت‌فرسا باشد. هزینه بالاتر همچنین مجموعه‌های همه‌کاره منابع انسانی را برای بسیاری از بودجه‌های کسب‌وکارهای کوچک دور از دسترس قرار می‌دهد.

5. HRIS با دامنه محدود یا تخصصی

برخلاف یک HRIS جامع، یک HRIS با عملکرد محدود بر یک یا چند سیستم اطلاعات اصلی تمرکز دارد. آنها معمولاً از فهرست محدودی از عملکردهای منابع انسانی مانند مدیریت حقوق و دستمزد و مزایا پشتیبانی می‌کنند.

مهم نیست که یک شرکت با یک HRIS با عملکرد محدود روی چه عملکرد منابع انسانی تمرکز می‌کند، یک سیستم اطلاعاتی کارکنان برای نرم‌افزار منابع انسانی ضروری است. این سیستم سوابق شخصی و حرفه‌ای کارمندان از جمله نام، آدرس، وضعیت اقلیت، شهروندی، تحصیلات، تجربیات حرفه‌ای گذشته و موارد دیگر را جمع‌آوری، بایگانی و ردیابی می‌کند.

پلتفرم‌های HRIS با عملکرد محدود اغلب در مقایسه با راه‌حل‌های جامع HRIS ارزان‌تر هستند و متخصصان منابع انسانی انفرادی می‌توانند این نوع نرم‌افزار را به‌تنهایی مدیریت کنند. به این دلایل، شرکت‌های کوچک با تیم‌های منابع انسانی ناب ممکن است پلتفرم‌های HRIS با عملکرد محدود را قابل‌مدیریت‌تر بیابند.

نحوه انتخاب نوع مناسب HRIS

راه‌حل‌های HRIS زیادی وجود دارد که با طیف گسترده‌ای از نیازها مطابقت دارند، بنابراین تلاش برای یافتن بهترین مناسب به دو سؤال ختم می‌شود: کسب‌وکار به چه نوع عملکردهای مدیریت منابع انسانی نیاز دارد، و چگونه خواهد بود. آیا از داده‌هایی که از آن فرایندها جمع‌آوری می‌کند استفاده می‌کند؟

شرکت‌هایی که فقط به یک یا دو کارکرد اصلی منابع انسانی نیاز دارند باید به دنبال یک HRIS با عملکرد محدود یا تخصصی باشند. این توابع فقط به اطلاعات اولیه کارمندان مانند نام، آدرس، شماره تأمین اجتماعی و اطلاعات جمعیتی نیاز دارند. ازآنجایی‌که این سیستم‌ها نسبتاً ناب هستند، اغلب می‌توانند توسط یک تیم کوچک منابع انسانی یا حتی یک مدیر منابع انسانی یا تحلیلگر HRIS مدیریت شوند.

ازآنجایی‌که یک شرکت و داده‌های آن هم از نظر کمیت و هم از نظر نوع رشد می‌کنند، به پلتفرم جامع‌تری HRIS برای مدیریت مؤثر و مناسب آن اطلاعات نیاز دارد. راه‌حل‌های جامع HRIS معمولاً یک سرمایه‌گذاری مالی بزرگ‌تر هستند، اما کارایی و بینش استراتژیک کسب‌وکارها با اتخاذ یک سیستم قوی معمولاً باعث می‌شود هزینه‌ها ارزش آن را داشته باشد.

جدای از عملکرد، کسب‌وکارها باید اولویت‌های منابع انسانی خود را هنگام ارزیابی پلتفرم‌های HRIS در نظر بگیرند. ماژول‌های عملیاتی HRIS بر توسعه نیروی کار فعلی یک شرکت تمرکز دارند در مقابل، ماژول‌های استراتژیک از تلاش‌های برنامه‌ریزی رشد و جانشین‌پروری شرکت پشتیبانی می‌کنند و ماژول‌های تاکتیکی داده‌ها را در خود جای می‌دهند تا به منابع انسانی در تصمیم‌گیری آگاهانه در مورد نحوه بهترین استفاده از منابع موجود کمک کنند.

در نهایت، نوع مناسب HRIS بستگی به نیازهای منحصربه‌فردی دارد که شرکت شما در حال حاضر و آینده با آن مواجه است. هنگامی که فهرست جامع راه‌حل‌های ما را در راهنمای نرم‌افزار منابع انسانی ما بررسی می‌کنید، این نیازها را مدنظر داشته باشید.